1. ORGANISATIE

Onder auspiciën van De Sticht Gooise Wandelsport Bond (hierna: SGWB) organiseert de Plaatselijke Regelings Commissie (hierna: PRC) in haar woonplaats de avondvierdaagse

2. PLAATSEN EN DATUM VAN ORGANISATIE

De PRC’s organiseren de Avondvierdaagse in de plaatsen en op de datum, genoemd in het SGWB Contact, nummer 2, editie SGWB Avondvierdaagse en verder vermeldt op de website van de SGWB alsmede op de website van de betreffende PRC.

3. DEELNAME

Deelname aan de Avondvierdaagse is mogelijk als individuele wandelaar alsmede in groepsverband. Om als groep aangemerkt te worden moet de groep minstens uit 6 personen bestaan, met inbegrip van leid(st)er. Het deelnemen door een vereniging, school, enz. met meer dan één groep is toegestaan. De leid(st)er van een groep is 18 jaar of ouder.

4. AFSTANDEN / MINIMUM LEEFTIJDEN

Afhankelijk van de geboden mogelijkheid kan worden deelgenomen aan:

  • bij de organisatie van 4 x 5 km. is de minimumleeftijd van deelname:
    • deelnemer(ster) wordt of is geworden 6 jaar in het organisatiejaar.
  • bij de organisatie van 4 x 10 km. is de minimum leeftijd van deelname:
    • deelnemer(ster) wordt of is geworden 8 jaar in het organisatiejaar.
  • Voor deelnemers die in het organisatie jaar 6 of 7 jaar (vergelijkbaar groep 3 en 4) zijn of worden geldt dat slechts deelgenomen kan worden:
    • onder toezicht van ouder(s)/verzorger(s)
    • deelname in groepsverband onder leiding van leid(st)er, die tenminste 18 jaar of ouder is.

U mag zelf ook bepalen welke afstand u wilt wandelen, maar u dient wel rekening te houden met de minimumleeftijd.

5. INSCHRIJFGELD

  • Het inschrijfgeld bedraagt, zolang het online inschrijfformulier bereikbaar is, € 7,00 voor iedere deelnemer/neemster.
  • Terugbetaling van inschrijfgeld vindt, om organisatorische redenen, niet plaats.
  • Mocht er worden ingeschreven na de door de PRC gestelde datum is het bedrag van deelname € 8,50.
  • Indien een deelnemer is verhinderd aan de avondvierdaagse deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet gerestitueerd.
  • Ook bij wijziging van de afstand waarvoor ingeschreven is, vindt geen restitutie van inschrijfgeld, of deel daar van, plaats.
  • Indien de avondvierdaagse niet door kan gaan, vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats.
  • De organisatie kan besluiten de avondvierdaagse voortijdig te beëindigen, op te schorten of te neutraliseren. De organisatie kan eveneens besluiten de te lopen route of de af te leggen afstand te wijzigen. In bedoelde gevallen vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats.

6. WIJZE VAN INSCHRIJVING, BEWIJS VAN INSCHRIJVING

De inschrijving - waartoe wordt overgegaan, nadat het inschrijfgeld is ontvangen dient als volgt te geschieden:

Individuele deelnemer:

  • de deelnemer schrijft zich via de website van de plaatselijke PRC in en betalen direct bij inschrijving. De inschrijving is definitief wanneer de betaling ontvangen is;
  • bij de inschrijving dient ingeleverd te worden het “Inschrijving individueel’’ formulier. Dit formulier is te op de website van de PRC.

Voor groepen:

  • de groepsleid(st)ers schrijft de groep via de website van de plaatselijke PRC in en betalen direct bij inschrijving. De inschrijving is definitief wanneer de betaling ontvangen is;
  • bij de inschrijving dient ingeleverd te worden het “Inschrijving scholen/groepen’’ formulier. Dit formulier is te op de website van de PRC;
  • bij de inschrijving moet een overzicht van de alle personen in de groep, de geboortejaar en medaillenummer bijgevoegd worden.

7. INSCHRIJFADRES, INSCHRIJFTIJDEN, STARTPLAATS, STARTTIJDEN

Voor deze gegevens verwijzen wij u naar de PRC in de betreffende plaats waar de Avondvierdaagse wordt gehouden.

8. SLUITING VAN INSCHRIJVING

Na de laatste plaatselijk aangegeven inschrijfmogelijkheid is de inschrijving gesloten. Mogelijk kunt u zich tijdens de eerste avond van de Avondvierdaagse nog schrijven. Dit kunt u navragen bij het gestelde inlichtingenadres van de betreffende PRC.

9. PERSOONLIJKE HERINNERING

Deelnemers(sters) die de Avondvierdaagse gedurende vier achtereenvolgende avonden met succes hebben volbracht, ontvangen een persoonlijke herinnering. Bij deelname voor de 1e t/m 5e, 10e, 15e, 20e, 25e, 30e, 35e, 40e, 45e, 50e, 55e, 60e, 65e, 70e en 75e maal bestaat uit deze uit een medaille. Voor de tussenliggende malen worden cijferpins verstrekt.

10. CONTROLEKAARTEN

  • De individuele deelnemers(sters) alsmede de leid(sters) van de groepen, ontvangen voorafgaand aan de avondvierdaagse een QR code.
  • Bij de start, halverwege de route en aan het einde van elke wandelavond wordt deze code gescand door medewerkers van de avondvierdaagse. Wanneer elke individuele deelnemer/deelnemster of groep alle controles aanwezig was, worden medailles toegekend.

11. VERPLICHT IS

  • Het onvoorwaardelijk en onmiddellijk opvolgen van aanwijzingen van PRC, controleurs, verkeersregelaars en politie.
  • Deelnemers van de Avondvierdaagse lopen aan de uiterste rechterzijde van de (rij)weg. Daar waar mogelijk op het voetpad.

12. VERBODEN IS

  • Het passeren binnen de bebouwde kom (voor groepen).
  • Met meer dan drie personen, leid(st) er inbegrepen, naast elkaar te lopen.
  • Het dragen van kleding, insignes en (mede)voeren van vlaggen en vaandels, enz. welke uitdrukkelijk dienen ter propagering van een bepaald godsdienstig en/of staatkundig streven.
  • Het gebruik maken van muziekinstrumenten, behoudens voor militaire detachementen c.q. met toestemming van de PRC.
  • Het meedragen van voor anderen hoorbaar in werking zijnde draagbare radiotoestellen, etc.

13. WETTELIJKE AANSPRAKELIJKHEID

ledere deelnemer(ster) aan de Avondvierdaagse is, mits voldaan aan punt 4 en 5 en hij/zij op de deelnemerslijsten voorkomt, door middel van een collectieve verzekering verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan derden.

14. PERSOONSGEGEVENS

De SGWB verwerkt persoonsgegevens van wandelaars in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De SGWB kan bij inschrijving voor deelname aan de Avondvierdaagse verschillende gegevens van haar deelnemers verwerken, waaronder persoonsgegevens zoals NAW-gegevens. De SGWB gebruikt deze gegevens enkel voor de uitvoering en verbetering van haar dienstverlening, en deelt deze gegevens niet met derden. De SGWB draagt er zorg voor dat deze informatie goed is beveiligd.

15. SLOTBEPALING

In gevallen, waarin deze bepalingen niet voorzien, beslist de PRC in overeenstemming met de reglementen, richtlijnen en bepalingen van de SGWB. Bestuur van de Sticht Gooise Wandelsport Bond
Goedgekeurd SGWB no. Tz AVD 2024-101.

Ondergetekende ouder/verzorger/inschrijver/deelnemer verklaart hierbij kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met het feit dat deelname aan de activiteit geheel geschiedt voor “Eigen risico”. De PRC Soest en/of haar vrijwilligers betrokken bij het evenement kunnen op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor persoonlijk letsel of opgedane schade aan het eigen materieel. Voorts vrijwaart de ondergetekende de PRC Soest en/of haar vrijwilligers voor iedere schade toegebracht aan derden door de betrokken deelnemer welke is ontstaan tijdens de deelname aan het evenement.